Configuration et paramétrage CRM HubSpot pour les cabinets comptables

Transformez votre cahier des charges en un CRM réellement opérationnel.

Vous avez défini vos besoins, vos processus et les fonctionnalités attendues ? Nous prenons en charge la configuration de votre environnement HubSpot pour construire un CRM adapté au fonctionnement réel de votre entreprise.

Confier mon implémentation HubSpot

Avant de paramétrer HubSpot, cadrons le projet

Une implémentation HubSpot ne peut pas démarrer correctement sans une base claire : identification de vos besoins, processus, utilisateurs, fonctionnalités attendues, données à reprendre, intégrations et contraintes.
Cette phase de cadrage permet de formaliser un cahier des charges CRM qui servira de référence tout au long du projet.
Sans cette étape, il est difficile de construire un Data Model cohérent, de définir les bons processus et de sécuriser le périmètre du projet.

Découvrir notre accompagnement au cadrage CRM

Une fois le Data Model paramétré, vous visualisez clairement :

Dirigeants, contacts, prospects, clients et personnes morales sont correctement identifiés et reliés.
Les différentes entreprises rattachées à un même dirigeant ou à un même groupe sont regroupées.
Quels collaborateurs interviennent sur quels clients et quelles missions
Les besoins détectés et les opportunités commerciales sont directement rattachés aux clients concernés.

Objets HubSpot d’un cabinet : contacts et entreprises (objets CRM), lettres de mission et lignes de produits (objets commerciaux), e-mails et appels (objets activités)

Prenons un client simple :

Jeanne Dupont dirige deux sociétés, Holding Dupont et Dupont Immobilier.
Votre cabinet réalise plusieurs missions pour ces sociétés : Comptabilité, Paie, Conseil.
Plusieurs collaborateurs peuvent intervenir sur ces missions, et certaines sociétés peuvent également avoir des opportunités commerciales en cours.
Dans HubSpot, il faut donc définir comment représenter chaque entité, chaque mission, chaque intervenant et chaque opportunité, puis surtout comment relier toutes ces informations entre elles.

Fiche contact de Jeanne Dupont dans HubSpot, reliée à ses deux sociétés, à ses lettres de mission et à ses missions

Architecture et structure du CRM

Nous configurons la structure nécessaire au fonctionnement de votre CRM :

Objets HubSpot
Propriétés
Associations entre les données
Pipelines
Étapes et statuts
Règles de gestion

L’objectif : disposer d’un CRM structuré autour de votre activité, plutôt que d’adapter vos processus aux réglages par défaut de HubSpot.

Import et migration des données

Une fois la structure du CRM définie, nous préparons et intégrons dans HubSpot les données nécessaires au fonctionnement de votre cabinet.

contacts
entreprises
groupes de sociétés
missions
associations entre les données
mapping des propriétés
contrôle après migration

Nous veillons à conserver les bonnes relations entre les dirigeants, leurs sociétés, les missions du cabinet et les autres informations reprises dans HubSpot.

Vues et environnement des utilisateurs

Tous les utilisateurs n’ont pas besoin de voir les mêmes informations.

les vues
les filtres
les listes
l’organisation des fiches
les droits et permissions utilisateurs

Votre CRM devient ainsi plus lisible et plus simple à utiliser au quotidien.

Automatisations et workflows

Nous construisons les automatisations définies dans votre cahier des charges.

création automatique de tâches
notifications aux équipes
changement de statut
relances
alimentation de propriétés
attribution d’un contact ou d’une opportunité
déclenchement d’actions selon une étape du processus

Nous automatisons un processus après l’avoir défini, pas l’inverse.

E-mails, formulaires et séquences

Lorsque cela fait partie du périmètre, nous pouvons également paramétrer :

modèles d’e-mails
formulaires HubSpot
séquences commerciales
connexion aux réseaux sociaux
connexion aux campagnes Ads
connexion au site du cabinet
éléments nécessaires aux différents parcours utilisateurs.

C'est également prévu dans votre grille tarifaire.

Tableaux de bord et reporting

Un CRM doit aussi permettre de piloter l’activité.
Nous configurons les tableaux de bord prévus dans le cahier des charges afin de suivre les indicateurs utiles à vos équipes et à votre direction.

Opportunités commerciales
Taux de transformation
Activité des équipes
Origine des leads
Cycle de vente
Portefeuille clients
Objectifs

Je resterais volontairement assez ouvert ici parce que vos dashboards dépendent évidemment du projet.

Cadrage du projet & cahier des charges CRM

2 à 4 semaines

Avant tout paramétrage, nous définissons le périmètre du projet : besoins, objectifs, utilisateurs, processus, fonctionnalités attendues, intégrations et contraintes.
Cette étape permet de formaliser un cahier des charges CRM clair, qui servira de référence pour la suite du déploiement HubSpot.

Kick-off, audit des données & Data Model

2 à 4 semaines

Nous démarrons par l’analyse de vos bases existantes et de la manière dont les informations doivent être organisées dans HubSpot.

Nous vérifions notamment la qualité des données, les doublons, les informations manquantes et les différentes sources à reprendre.

Paramétrage de l’environnement HubSpot

2 à 3 semaines

Nous organisons l’environnement de travail des équipes : structure des fiches, vues, filtres, listes, droits utilisateurs et règles communes d’utilisation.

L’objectif est de rendre HubSpot lisible et directement exploitable par les différents profils du cabinet.

Mise en place du suivi commercial

4 semaines

Nous structurons le parcours allant de l’opportunité à la nouvelle mission : pipeline de transactions, étapes commerciales, bibliothèque de produits et de missions, automatisations, tâches, suivi des lettres de mission et onboarding du nouveau client.

Si Portant est utilisé pour générer vos documents depuis HubSpot, nous pouvons intégrer les modèles de lettres de mission et automatiser leur création.

En savoir plus sur Portant

Mise en place du suivi des missions

1 à 2 mois

Nous construisons les différents parcours de missions du cabinet : comptabilité, paie, juridique, conseil ou autres missions spécifiques.

Chaque mission peut disposer de ses propres étapes, responsables, tâches, échéances et automatisations.

La durée dépend notamment du nombre de types de missions à intégrer et de la complexité de leurs processus.

Connexion des logiciels du cabinet

Durée variable selon les intégrations

Pennylane, gestion des temps ou autres applications peuvent être connectés à HubSpot.

Lorsque des connecteurs existent déjà, leur mise en place peut être relativement rapide. Lorsqu’une API ou un développement spécifique est nécessaire, cette phase peut prolonger le projet de plusieurs semaines.

Cette étape peut aussi être menée en parallèle des autres travaux.

Paramétrage des outils marketing

2 à 3 semaines

Lorsque le Marketing Hub fait partie du projet, nous configurons les principaux outils nécessaires aux actions marketing du cabinet : formulaires, modèles d’e-mails, réseaux sociaux, segmentation et premiers éléments de campagne.

Cette étape peut être menée en parallèle du reste du déploiement.

Tests, formation & mise en production

2 à 3 semaines

Nous testons les différents scénarios, corrigeons les derniers points et préparons les utilisateurs avant la mise en production.

Les équipes sont ensuite formées directement sur leur environnement HubSpot.

Suivi post-déploiement

2 à 4 semaines

Après la mise en production, nous restons aux côtés de vos équipes pendant les premières semaines d’utilisation.
Nous répondons aux questions, corrigeons les éventuels points bloquants et réalisons les derniers ajustements nécessaires pour sécuriser la prise en main de HubSpot.

L’objectif : s’assurer que l’environnement fonctionne correctement en conditions réelles et que les équipes adoptent les nouveaux usages.

En savoir plus sur l’accompagnement CRM Manager externalisé

Projet fictif: Cabinet Horizon Expertise
Démarrage: 12 janvier 2027
Mise en production cible: Juin 2027

Période	Étape
12 janv. → 5 févr.	Kick-off, audit des bases et Data Quality
19 janv. → 12 févr.	Construction du Data Model
8 févr. → 2 avr.	Suivi commercial, transactions, produits, lettres de mission et onboarding
22 mars → 14 mai	Construction des pipelines et automatisations de missions
Mars → mai	Connexions Pennylane, Silae et autres logiciels
17 mai → 4 juin	Tests, recette et ajustements
Fin mai → début juin	Formation des équipes
7 juin	Mise en production

Oui, l’implémentation doit s’appuyer sur un périmètre suffisamment précis avant le début du paramétrage.

Le cahier des charges définit notamment les processus à reproduire dans HubSpot, les données à structurer, les automatisations attendues, les tableaux de bord à créer et les éventuelles intégrations avec d’autres outils.

Si vous disposez déjà d’un cahier des charges exploitable, nous pouvons partir directement de celui-ci. Dans le cas contraire, nous vous accompagnons d’abord dans une phase de cadrage afin de formaliser vos besoins.

Cette étape évite de redéfinir le projet au fur et à mesure de l’implémentation et permet de mieux maîtriser le budget, les délais et le périmètre de chacun.

Oui. Une implémentation ne signifie pas nécessairement repartir de zéro.

Nous pouvons intervenir sur un portail HubSpot déjà utilisé afin de faire évoluer sa configuration : structure des données, propriétés, pipelines, vues, droits utilisateurs, automatisations ou tableaux de bord.

Avant toute modification importante, il est toutefois nécessaire de comprendre l’existant et d’identifier les éventuelles dépendances entre les différents paramétrages.

Oui. Une migration peut être intégrée au projet lorsque vous souhaitez reprendre les données de votre ancien CRM, de fichiers Excel ou d’autres sources.

Avant l’import, nous vérifions notamment la structure des données, leur correspondance avec le nouveau Data Model HubSpot et leur niveau de qualité.

Lorsque la base nécessite un travail important de nettoyage, de normalisation ou de traitement des doublons, cette intervention peut faire l’objet d’une prestation Data Quality complémentaire. Votre grille distingue d’ailleurs clairement le paramétrage CRM du travail de fiabilisation et de migration des données.

Vous souhaitez cadrer votre projet HubSpot ?

Avant de paramétrer HubSpot, prenez le temps de clarifier vos objectifs, vos processus et vos priorités.

Nous vous aidons à transformer votre besoin CRM en cahier des charges clair, structuré et directement exploitable pour la suite du projet.

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Avant de paramétrer HubSpot, cadrons le projet

Mettre en œuvre le Data Model dans HubSpot

Une fois le Data Model paramétré, vous visualisez clairement :

Un exemple pour un cabinet d’expertise comptable

Prenons un client simple :

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Que paramétrons-nous dans HubSpot ?

Architecture et structure du CRM

Import et migration des données

Vues et environnement des utilisateurs

Automatisations et workflows

E-mails, formulaires et séquences

Tableaux de bord et reporting

Comment se déroule une implémentation HubSpot ?

Cadrage du projet & cahier des charges CRM

Kick-off, audit des données & Data Model

Paramétrage de l’environnement HubSpot

Mise en place du suivi commercial

Mise en place du suivi des missions

Connexion des logiciels du cabinet

Paramétrage des outils marketing

Tests, formation & mise en production

Suivi post-déploiement

Exemple de rétroplanning HubSpot

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