Nos ressources
Nous avons de nombreuses ressources dédiées aux experts comptables. Choisissez le format qui vous convient le mieux.
Gestion interne des cabinets d’expertise comptable avec HubSpot
Centralisez vos missions, suivez leur avancement et automatisez les actions à réaliser.
Nous structurons des pipelines adaptés aux différents métiers du cabinet pour mieux coordonner les équipes, les échéances et les dossiers clients.
Suivre toutes les missions d’un client
l’intérêt du Data Model CRM : relier correctement les personnes, les entreprises et les missions entre elles.
Pour chaque groupe, HubSpot peut ainsi permettre de visualiser :
Structurer les missions du cabinet
Comptabilité, paie, juridique, fiscalité, création ou modification de société… toutes les missions ne suivent pas le même processus.
Nous structurons dans HubSpot les différentes catégories de missions et les informations nécessaires à leur suivi : client concerné, responsable, échéances, statut, priorité ou encore collaborateurs impliqués.
L’objectif est que chaque mission dispose d’un cadre clair et puisse être suivie indépendamment des autres.
Fini les fichiers Excel, place à une centralisation du suivi de production
Dans HubSpot, chaque mission peut être suivie selon les étapes définies par le cabinet.
Les équipes visualisent immédiatement :
- où en est chaque mission ;
- qui en est responsable ;
- quelles actions restent à réaliser ;
- quelles échéances approchent ;
- quels dossiers nécessitent une attention particulière.
L’intérêt est surtout de centraliser le suivi dans un même environnement, avec des règles communes et une information accessible à l’ensemble des personnes concernées.
Faire communiquer les missions entre elles
Les missions d’un cabinet ne fonctionnent pas toujours de manière isolée.
L’avancement d’une mission peut entraîner automatiquement la création ou le démarrage d’une autre mission.
Par exemple, lorsqu’une mission comptable passe à l’étape « Juridique annuel à faire », HubSpot peut créer automatiquement la mission AGOA correspondante, la rattacher au même client et générer les premières tâche à réaliser en les attribuant au bon collaborateur.
La même logique peut ensuite s’appliquer entre plusieurs missions : si une distribution de dividendes est décidée lors de l’AGOA, une nouvelle mission dédiée peut à son tour être créée.
Ces automatisations permettent de faire respecter les enchaînements prévus par le cabinet et d’éviter qu’une mission dépendante soit oubliée.
Automatiser les tâches et les échéances
Une mission ne déclenche pas toujours les mêmes actions. HubSpot peut tenir compte du type de dossier et de son avancement pour déterminer automatiquement la suite à donner.
Par exemple, lorsqu’une mission de modification statutaire est créée, le CRM peut identifier la nature de l’opération — transfert de siège, changement de dirigeant, modification du capital, cession de parts… — puis générer les tâches correspondantes, les attribuer aux bonnes personnes et faire avancer la mission selon les règles définies par le cabinet.
Organiser le travail des collaborateurs
Chaque mission peut être rattachée à un propriétaire ou à plusieurs intervenants selon l’organisation du cabinet.
Chaque collaborateur accède en priorité aux dossiers qui le concernent, tandis que les managers conservent une vision plus globale de l’activité.
Analyser le portefeuille et le plan de charge.
En croisant les temps passés, le coût de revient des équipes et le chiffre d’affaires généré par les clients suivis, HubSpot peut aider le cabinet à mieux comprendre la rentabilité de son organisation.
Il devient possible de suivre par exemple :
- le temps consacré aux différents clients et missions ;
- le chiffre d’affaires rattaché à son portefeuille ou à sa contribution ;
- son coût de revient ;
- la marge générée ;
- le taux de rentabilité ;
- la répartition de son temps entre production, suivi client et autres activités.
L’objectif n’est pas uniquement d’évaluer une performance individuelle, mais surtout de repérer les portefeuilles trop chargés, les dossiers peu rentables ou les écarts entre temps passé et honoraires facturés.
Automatiser la génération de vos documents
À partir des données déjà présentes dans HubSpot: coordonnées du client, forme juridique, dirigeants, missions, honoraires, dates, responsables…;
Portant permet de générer automatiquement vos documents à partir de modèles préconfigurés :
- lettres de mission ;
- lettres de confraternité ;
- courriers administratifs ;
- documents d’onboarding ;
- modèles juridiques ou contractuels.
- ...
Selon le besoin, la génération peut être automatique ou semi-automatique, avec validation avant envoi ou signature.
Suivre la saisie des temps
Les temps saisis par vos collaborateurs peuvent être rattachés aux clients, aux missions et aux personnes concernées afin de disposer d’une vision plus précise du temps réellement consacré à chaque dossier.
En connectant votre outil de gestion des temps à HubSpot, vous pouvez rapprocher temps passés, missions réalisées et honoraires facturés pour mieux suivre la charge, analyser les boni/mali et identifier les dossiers qui s’écartent du temps prévu.
Faire remonter la facturation
Les données de facturation peuvent être récupérées depuis votre outil de référence et rapprochées des clients et missions suivis dans HubSpot.
Vous disposez ainsi, au même endroit, d’informations comme les honoraires facturés, le chiffre d’affaires généré ou l’évolution de la facturation d’un client, sans demander aux équipes de ressaisir ces données.
Cela permet ensuite d’alimenter les analyses de portefeuille, de rentabilité ou de boni/mali.
Analyser les boni / mali
En rapprochant les honoraires facturés, les temps passés et le coût de production, HubSpot peut permettre de suivre la rentabilité réelle des dossiers.
Vous identifiez plus facilement les missions sur lesquelles le temps consommé dépasse ce qui était prévu, les dossiers à surveiller et ceux pour lesquels une révision des honoraires peut être nécessaire.
Centralisation des échange avec le client
Les informations utiles à la relation client sont souvent dispersées entre les boîtes mail, les appels, les agendas et les notes de chaque collaborateur.
En centralisant ces interactions dans HubSpot, vous retrouvez sur une même fiche l’historique des e-mails, appels, rendez-vous, notes et principales actions réalisées avec le client.
Les équipes disposent ainsi d’une vision partagée de la relation, même lorsque plusieurs collaborateurs interviennent sur le même dossier.
Faciliter l’accès à l’information avec Breeze
Une fois les données, missions et interactions centralisées dans HubSpot, Breeze peut aider vos équipes à les exploiter plus rapidement.
L’assistant IA de HubSpot peut notamment résumer l’historique d’un client, préparer un rendez-vous, retrouver une information utile ou synthétiser les derniers échanges enregistrés dans le CRM.
Vos collaborateurs passent ainsi moins de temps à rechercher l’information et peuvent retrouver plus facilement le contexte d’un client, les sujets en cours et les prochaines actions à mener.
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