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Data Quality CRM pour cabinet d’expertise comptable

Fiabilisez vos données avant de les intégrer dans HubSpot

Vos données sont souvent dispersées entre plusieurs logiciels, fichiers Excel et outils métier. Nous les auditons, nettoyons et structurons pour construire une base CRM fiable et exploitable.

Faire auditer ma base CRM
Liste des entreprises d’un cabinet dans HubSpot, affichée sur un ordinateur portable

Vos données existent. Le problème vient de leur qualité.

Dans un cabinet d’expertise comptable, la donnée client peut provenir de nombreuses sources :

  • logiciel de production comptable, paie, juridique...

  • CRM existant

  • outil de facturation

  • fichiers Excel internes

Toutes ces réponses constituent le Data Model de votre CRM.
Autrement dit, le Data Model définit quelles informations HubSpot doit contenir et comment elles doivent être reliées entre elles.

Équipe d’un cabinet échangeant autour d’un poste de travail

À quoi ressemble une base de données qui nécessite un travail de Data Quality ?

Des doublons

Quatre lignes différentes peuvent représenter la même entreprise.

  • DUPONT SARL
  • SARL DUPONT
  • DUPONT
  • Dupont S.A.R.L

Des informations incomplètes

  • Le dirigeant est renseigné dans le logiciel juridique, mais pas dans le logiciel comptable.
  • Une entreprise apparaît encore dans les exports alors qu’elle a cessé son activité.
  • Le SIRET est dans Pennylane, mais les informations sociales sont dans Silae.

Des informations contradictoires

Un client peut être indiqué comme :

  • Client actif dans un logiciel,
  • Ancien client dans un autre,
  • Simplement Prospect dans un fichier commercial.

Avant l’import, il faut déterminer quelle information doit faire foi.

Des données qui ne correspondent pas au futur CRM

Il faut également déterminer où chaque information doit être stockée dans le nouveau Data Model HubSpot.
Une information actuellement enregistrée dans une colonne Excel peut demain devenir :

  • une propriété entreprise
  • une propriété contact
  • une transaction
  • une mission
  • un objet personnalisé
  • une association entre plusieurs objets.

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Notre travail : transformer vos données brutes en données CRM exploitables

Logo étape 1

Auditer les sources de données

Nous recensons les différentes bases qui doivent être reprises et analysons leur structure.
L’objectif est notamment d’identifier :
  • les données disponibles ;
  • les informations manquantes ;
  • les doublons ;
  • les incohérences ;
  • les différentes nomenclatures utilisées ;
  • les dépendances entre les fichiers.
Logo étape 2

Définir les règles de reprise

Toutes les données existantes ne doivent pas nécessairement être importées.
Nous déterminons avec vous ce qui doit être conservé, corrigé, fusionné, transformé ou exclu.
Par exemple :
  • Si deux entreprises possèdent le même SIREN, faut-il les fusionner ?
  • Quel logiciel fait référence pour le statut client ?
  • Quelle adresse conserver lorsque plusieurs adresses existent ?
  • Comment rattacher un dirigeant qui possède plusieurs sociétés ?
Logo étape 3

Nettoyer et normaliser les données

Nous préparons les données afin qu’elles respectent une structure commune.
Cela peut notamment concerner :
  • suppression ou fusion des doublons ;
  • harmonisation des formats ;
  • normalisation des noms ;
  • correction des valeurs ;
  • rapprochement entre plusieurs fichiers
  • création d’un fichier compatible à l’import Hubspot
Logo étape 4

Faire correspondre les données au Data Model HubSpot

Nous réalisons le mapping entre les anciennes données et la nouvelle architecture HubSpot.
Par exemple :
  • Raison sociale → harmonisation → Nom de l'entreprise
  • N° SIREN → contrôle / dédoublonnage → SIREN
  • Type de mission → normalisation → Objet Mission
Logo étape 5

Importer et contrôler

Une fois les données préparées, elles peuvent être importées ou migrées dans HubSpot.
Mais l’import n’est pas la dernière étape.
Nous contrôlons également :
  • le nombre de fiches importées ;
  • les associations entre les objets ;
  • les valeurs des propriétés ;
  • les éventuelles erreurs ;
  • les doublons résiduels.

La Data Quality ne s’arrête pas après l’import

Une base propre aujourd’hui peut redevenir inutilisable demain.

Si chaque utilisateur saisit les informations différemment, si certains champs restent facultatifs ou si aucun contrôle n’est prévu, les problèmes réapparaissent progressivement.
Nous pouvons donc également mettre en place dans HubSpot :

  • des propriétés obligatoires ;
  • des listes de valeurs normalisées ;
  • des règles de gestion ;
  • des automatisations de contrôle ;
  • des alertes ;
  • des processus de détection des anomalies.

L’objectif est de préserver la qualité des données dans le temps, pas seulement de réussir un import initial.

Collaboratrices d’un cabinet travaillant sur leurs ordinateurs

Ne migrez pas les problèmes de votre ancienne base dans votre nouveau CRM.

La migration est donc aussi une opportunité de remettre à plat la qualité de vos données.

Faire auditer ma base CRM

Budget

À partir de 1 500 € HT

La mission de Data Quality CRM est proposée à partir de 1 500 € HT. Le budget dépend principalement du volume de données à traiter, du nombre de sources à rapprocher et du niveau de nettoyage nécessaire avant leur intégration dans HubSpot.

1 500€ HT 5 000€ HT

Fourchette indicative

Le budget varie selon plusieurs critères :

  • Volume de données à traiter
  • Nombre de logiciels et fichiers sources
  • Nombre de doublons à identifier et fusionner
  • Ancienneté des données à reprendre
  • Qualité et complétude des données existantes
  • Complexité des rapprochements entre les sources
  • Nombre de règles de normalisation à appliquer
  • Besoin d’import ou de migration vers HubSpot

On répond à vos questions !

Pas nécessairement. Toutes les données existantes n’ont pas vocation à être reprises dans votre nouveau CRM.

Nous commençons par identifier les informations réellement utiles : clients actifs, contacts, missions, données commerciales, responsables de dossiers, historique pertinent… Certaines données anciennes, obsolètes ou inutilisables peuvent être écartées.

L’objectif n’est donc pas de tout nettoyer, mais de déterminer ce qui mérite d’être repris et de fiabiliser ces données avant leur intégration dans HubSpot.
Oui. C’est même une situation très fréquente dans les cabinets d’expertise comptable.

Une partie des informations peut se trouver dans Pennylane, les données sociales dans Silae, les informations juridiques dans un autre logiciel et certaines données commerciales dans des fichiers Excel.

Nous analysons ces différentes sources afin d’identifier les données disponibles, les rapprocher et définir quelle source doit faire référence pour chaque information.
Nous commençons par définir des critères permettant d’identifier qu’il s’agit bien de la même personne ou de la même entreprise.

Pour une société, le SIREN ou le SIRET constitue par exemple un identifiant particulièrement utile. D’autres informations peuvent compléter le rapprochement : raison sociale, ID logiciels...

Une fois les doublons identifiés, nous définissons avec vous les règles de fusion et les informations à conserver. L’objectif est d’éviter d’importer plusieurs fiches pour un même client dans HubSpot.

L’analyse des doublons et des incohérences fait partie de la prestation Data Quality prévue dans notre accompagnement.
Une donnée manquante n’empêche pas nécessairement la migration.

Nous commençons par déterminer si cette information est réellement indispensable au fonctionnement du futur CRM. Lorsqu’elle l’est, plusieurs solutions sont possibles : retrouver l’information dans une autre source, la compléter ultérieurement ou identifier clairement les fiches qui nécessitent une mise à jour.

L’objectif est surtout de ne pas créer artificiellement des données dont nous ne disposons pas et de rendre visibles les informations à compléter.

Vous souhaitez cadrer votre projet HubSpot ?

Avant de paramétrer HubSpot, prenez le temps de clarifier vos objectifs, vos processus et vos priorités.

Nous vous aidons à transformer votre besoin CRM en cahier des charges clair, structuré et directement exploitable pour la suite du projet.

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