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CRM Manager externalisé : faites évoluer HubSpot après son déploiement

Faites évoluer HubSpot sans recruter un CRM Manager à temps plein.

Une fois votre CRM en place, les besoins continuent d’évoluer : nouveaux usages, automatisations, tableaux de bord, demandes des équipes, qualité des données…

Échanger avec un CRM Manager
Un consultant Hexagone et une collaboratrice travaillant ensemble sur HubSpot

Un projet CRM ne peut pas anticiper tous les besoins futurs

Mais une fois HubSpot utilisé par vos équipes, de nouveaux besoins apparaissent naturellement. Et la plateforme elle-même évolue en permanence, avec environ 400 nouveautés par an.

  • « Peut-on ajouter cette information ? »

  • « Il nous faudrait un nouveau tableau de bord. »

  • « Peut-on automatiser cette relance ? »

  • « Cette équipe fonctionne désormais différemment. »

  • « Nous lançons une nouvelle mission. »

Ces demandes ne signifient pas que le projet initial était incomplet. Elles correspondent simplement à la vie normale d’un CRM.

L’équipe Hexagone échangeant autour d’un ordinateur portable

Ne mélangez pas projet initial et évolutions du CRM

Le projet d’implémentation répond à un périmètre défini.
Les fonctionnalités prévues au cahier des charges sont réalisées dans le cadre du projet.

Les nouveaux besoins identifiés ensuite sont, eux, intégrés dans un backlog d’évolutions.

Le CRM Manager permet alors de les analyser, les prioriser et les réaliser progressivement, sans remettre en question à chaque fois le périmètre initial du projet.

  • Le cahier des charges définit ce qui doit être construit aujourd’hui.

  • Le CRM Manager organise ce qui devra évoluer demain.

Pipeline des transactions HubSpot affiché sur un ordinateur portable

Faire évoluer HubSpot au-delà du simple CRM

Vous pouvez déjà utiliser HubSpot comme un véritable outil de pilotage du cabinet : suivi commercial, gestion des missions, organisation des collaborateurs, suivi de la facturation, analyse des boni/mali, rentabilité des dossiers ou encore tableaux de bord de production.

Le CRM HubSpot au centre, qui centralise, qualifie et structure la donnée, entouré des briques à faire évoluer à partir du point de départ du projet : CRM / Sales, Marketing, Développement des missions, Relation client, Data & qualité, Automatisations, IA & agents IA, Intégrations & marketplace, Reporting & pilotage

Développer le marketing & la communication clients

Développer progressivement de nouveaux usages marketing :

  • newsletters
  • campagnes d’e-mailing
  • segmentation de la base
  • communications ciblées selon les typologies de clients ou les obligations qui les concernent
  • suivi des interactions et pilotage des campagnes.

Le CRM Manager peut progressivement structurer l’utilisation de HubSpot pour vos actions marketing et vos communications clients.

Newsletter envoyée depuis HubSpot, avec son taux d’ouverture et la segmentation client

Développement des missions

Le CRM Manager aide également à structurer la manière dont les opportunités de nouvelles missions sont détectées et suivies.

Il peut définir les critères de qualification, identifier les signaux d’intérêt à suivre, construire les scénarios de relance et organiser la transmission des opportunités aux personnes concernées.

L’objectif est notamment de mieux exploiter les informations présentes dans HubSpot pour savoir quel client ou prospect contacter, pour quel besoin et à quel moment.

Les mécanismes de scoring, de maturation des prospects ou de séquences automatisées deviennent alors des outils au service d’un processus commercial défini, et non des fonctionnalités utilisées isolément.

Critères de suivi des interactions et grille de scoring croisant niveau de pertinence et niveau d’engagement

Améliorer la relation client

Le CRM Manager peut faire évoluer HubSpot pour que les principaux échanges avec vos clients soient centralisés autour d’une même fiche.

E-mails, appels, rendez-vous, notes, demandes ou interactions commerciales : les équipes retrouvent plus facilement l’historique de la relation, même lorsque plusieurs collaborateurs interviennent auprès du même client.

Le CRM Manager définit alors les usages à mettre en place : quelles interactions doivent remonter dans HubSpot, comment les équipes doivent les renseigner et quelles informations doivent être accessibles à chacun.

À mesure que les usages mûrissent, cette organisation peut ensuite être complétée par des outils de gestion et de suivi des demandes clients, notamment via le ticketing lorsque cela devient pertinent.

Échanges avec un client centralisés sur sa fiche HubSpot

Fiabiliser et enrichir les données du cabinet

À mesure que HubSpot est utilisé, de nouvelles données sont ajoutées, importées ou synchronisées avec vos outils métier.

Le CRM Manager veille à maintenir une base structurée, cohérente et exploitable.

Il peut notamment faire évoluer le Data Model, corriger les incohérences, revoir les règles de saisie, traiter les doublons ou intégrer de nouvelles informations utiles au pilotage du cabinet.

Liste des entreprises du cabinet dans HubSpot, affichée sur un ordinateur portable

Automatiser les processus qui se répètent

De nouveaux processus apparaissent naturellement après le déploiement initial.

Le CRM Manager identifie les tâches répétitives qui peuvent être automatisées et construit les workflows nécessaires pour fluidifier le fonctionnement du cabinet.

Workflow d’automatisation construit dans HubSpot

Déployer des usages IA directement dans les processus du cabinet

Avec les nouveaux agents HubSpot, l’IA peut intervenir directement à partir des données et interactions présentes dans votre CRM.

Votre CRM Manager identifie les cas d’usage pertinents, configure les agents et les intègre progressivement à vos processus.

Exemple d’usage :
Prospecting Agent : Développer de nouvelles missions, identifier les prospects ou clients à travailler, exploiter leurs signaux d’intérêt et préparer des prises de contact personnalisées.

Data Agent : Analyser les données et interactions du CRM pour enrichir automatiquement les fiches, qualifier un besoin, résumer une situation ou déclencher la prochaine action appropriée.

Data Agent HubSpot proposant de gérer les doublons, corriger le formatage et restaurer des fiches

Connecter de nouveaux outils à HubSpot

L’écosystème logiciel du cabinet évolue lui aussi.

Le CRM Manager peut accompagner l’ajout de nouvelles connexions avec vos logiciels métier et déterminer quelles données doivent remonter dans HubSpot.

Applications de la marketplace HubSpot : Claude, Docusign, Google Docs, LinkedIn Ads, Outlook, Google Meet

Faire évoluer vos tableaux de bord

Les indicateurs attendus par la direction évoluent avec les usages de HubSpot.

Le CRM Manager peut créer ou modifier les reportings pour rapprocher les données commerciales, les missions, la facturation, les temps ou la rentabilité.

Tableaux de bord HubSpot : suivi des ventes par collaborateur et par date de clôture

Budget

À partir de 750 € HT / mois

L’accompagnement en CRM Manager externalisé est proposé à partir de 750 € HT par mois. Le budget dépend du niveau de pilotage attendu, du volume d’évolutions à traiter et de la complexité de votre environnement HubSpot.

750€ HT 6 000€ HT

Fourchette indicative

Le budget varie selon plusieurs critères :

  • Volume de demandes et d’évolutions à traiter
  • Fréquence des points de pilotage
  • Niveau d’autonomie attendu du CRM Manager
  • Complexité des workflows et automatisations
  • Évolution du Data Model et de la qualité des données
  • Déploiement de nouveaux usages HubSpot
  • Création de nouveaux reportings et tableaux de bord

On répond à vos questions !

Le périmètre peut couvrir notamment :
  • évolution des workflows et automatisations ;
  • création ou amélioration des tableaux de bord ;
  • évolution du Data Model ;
  • qualité et structuration des données ;
  • nouvelles vues ou propriétés ;
  • accompagnement des utilisateurs ;
  • développement de nouveaux usages marketing ou commerciaux ;
  • relation client ;
  • agents IA HubSpot ;
  • nouvelles intégrations avec l’écosystème du cabinet.
Non. Le principe du CRM Manager externalisé est justement de prioriser les évolutions.
Certaines demandes peuvent être traitées rapidement, tandis que d’autres nécessitent une étude complémentaire, un arbitrage ou doivent être planifiées dans une phase ultérieure.
L’objectif est de concentrer le temps disponible sur les évolutions qui apportent le plus de valeur.
Oui.

Il peut structurer des actions marketing directement dans HubSpot : newsletters, campagnes d’e-mailing, segmentation de la base, communications ciblées auprès de certains clients, automatisations ou suivi des performances.

L’objectif est de relier davantage marketing, développement commercial et connaissance client.
Oui.

Dans ce cas, une première phase d’analyse de l’environnement est généralement nécessaire afin de comprendre le Data Model, les workflows, les intégrations, les règles existantes et les éventuelles contraintes techniques.

Le CRM Manager peut ensuite reprendre le pilotage et organiser progressivement les évolutions.

Nos ressources

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